Wat is een factuur: wat moet erop staan en betekenis van inkoop- en verkoopfactuur

Een factuur is een onmisbaar en essentieel onderdeel van uw bedrijfsproces, omdat deze de transacties binnen uw bedrijf tot in detail weergeeft. Deze geeft een nauwkeurig overzicht van de geleverde goederen of diensten, inclusief alle relevante informatie. Bovendien geeft een factuur een gedetailleerd overzicht van de kosten, inclusief eventuele belastingen en bijkomende kosten.

Waarom is een factuur belangrijk?

De factuur is erg belangrijk voor het bedrijfsleven omdat het zorgt voor communicatie tussen de verkoper en de koper. Er zijn verschillende parameters die de belangrijkste functies van de factuur weergeven, zoals: 

• Juridisch document: Een factuur helpt bij het vastleggen van de details van een transactie en kan ook dienen als bewijs in geval van een geschil.
• Betalingsoverzicht: verkoper en koper kunnen zien wat er geleverd is en tegen welke prijs.
• Inkomsten bijhouden: een bedrijf houdt facturen bij om interne processen te beheren. Het helpt bij het volgen van verkopen, belastingbeheer en financiële analyse.

Over het algemeen is de factuur een garantie dat de verkoper goederen en diensten levert en dat de koper ervoor zal betalen.

Wat hoort op een factuur te staan?

Het is erg belangrijk om te weten wat er op de factuur staat. De belangrijkste componenten zijn:

• Volledige (bedrijfs)naam en adres: het is van belang om uw volledige (bedrijfs)naam en adres van uw bedrijf te noteren op een factuur.
• Naam en adres van de klant: uiteraard is het ook belangrijk om de gegevens van de andere partij, namelijk de naam en het adres van de klant, op een factuur te vermelden.
• BTW-nummer: als het gaat om uw BTW-identificatienummer, heeft u dit nummer ontvangen bij het registreren van uw bedrijf bij de Belastingdienst. Dit nummer is eenvoudig te vinden op Mijn Belastingdienst. 
• KvK-nummer: dit is het unieke nummer dat u heeft gekregen bij de inschrijving van uw bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KvK-nummer). Mocht u dit nummer zijn vergeten, dan kunt u dit terugvinden in uw KvK-uittreksel of via het online handelsregister.
• Factuurdatum: ook is de factuurdatum relevant. Dit is de datum waarop u de factuur stuurt. Het zorgt ervoor dat de betaling binnen een bepaalde termijn moet worden gedaan.
• Uniek factuurnummer: om facturen van elkaar te onderscheiden, is het ook belangrijk om een uniek factuurnummer te vermelden. 
• Omschrijving van geleverde goederen/diensten: de factuur bevat een gedetailleerde omschrijving van de producten of diensten, inclusief kenmerken zoals model, merk, kleur of andere.
• Hoeveelheid van geleverde goederen/diensten: de factuur moet informatie bevatten over de exacte hoeveelheid geleverde goederen of het volume van de geleverde diensten.
• Leveringsdatum: de leveringsdatum is de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
• Bedrag exclusief BTW: het totale factuurbedrag, exclusief belasting over de toegevoegde waarde (BTW), helpt om de nettoprijs van goederen of diensten te begrijpen.
• BTW-tarief: het BTW-tarief is het percentage van de belasting dat wordt toegepast op het netto factuurbedrag.
• BTW-bedrag: het wordt berekend door het BTW-tarief toe te passen op het bedrag exclusief BTW. Dit helpt bij het nauwkeurig berekenen van de totale kosten, en zorgt ervoor dat zowel verkoper als koper de belastingverplichtingen begrijpen.

Soms is het nodig om aanvullende gegevens op de factuur te vermelden, bijvoorbeeld wanneer u zaken doet met andere landen.

Uitleg over het bedrag 

Als het gaat om het verkopen van goederen en diensten in Nederland, kunt u drie verschillende BTW-tarieven onderscheiden. Het algemene tarief van 21% wordt toegepast op de meeste goederen en diensten, en het verlaagde tarief van 9% kunt u toepassen op essentiële middelen zoals medicijnen en voedsel. Het tarief van 0% is van toepassing op bepaalde internationale handelsactiviteiten. U kunt bij de Belastingdienst vinden waar deze tarieven precies voor gelden.

Wat voor diverse soorten facturen zijn er?

Er zijn verschillende soorten facturen. Deze omvatten:

• Inkoopfactuur: dit is de factuur die de afnemer ontvangt van de leverancier. Het beschrijft de ontvangen goederen of diensten, inclusief hoeveelheden, prijzen en andere relevante informatie.
• Verkoopfactuur: dit is de factuur die de verkoper naar de koper stuurt en belangrijke details bevat. Het wordt gebruikt om betalingen aan te vragen.
• Creditfactuur: dit is een document dat door de verkoper aan de koper wordt afgegeven en waarmee het bedrag dat de koper aan de verkoper verschuldigd is, wordt verminderd. In de regel wordt het gebruikt in geval van retouren, kortingen of eventuele fouten in de originele factuur.
• Pro-formafactuur: dit is een pro-formafactuur die naar klanten wordt verzonden vóór verzending of levering van goederen. Het wordt vaak gebruikt om de waarde van een transactie bij de douane aan te geven.

Hoe maak je een factuur?

Het facturatieproces varieert. Allereerst worden facturen op twee manieren uitgegeven:

• Handmatig: dit is een oudere methode om facturen te maken. Ze worden volledig met de hand gemaakt of met behulp van conventionele spreadsheets, zoals papieren facturen. De handmatige methode duurt meestal langer en er kunnen fouten in facturen voorkomen.
• Geautomatiseerd: dit proces maakt gebruik van gespecialiseerde factuurprogramma's om facturen te genereren. Het is meestal efficiënter en nauwkeuriger omdat de software informatie van andere systemen kan halen. Het kost ook minder tijd en biedt enkele extra functies zoals online factureren en het gebruik van factuur templates.

De keuze tussen handmatige en geautomatiseerde facturering hangt af van de specifieke behoeften en capaciteiten van het bedrijf.

Opgemerkt moet worden dat veel bedrijven moderne facturatie software gebruiken. Het kan worden geïntegreerd in andere systemen om het proces te versnellen. In de regel bevat het extra functies.

De software heeft ook factuursjablonen. Door ze te gebruiken, kunt u veel tijd besparen bij het uitgeven van meerdere repetitieve facturen.

Facturen worden op twee manieren verzonden:

1. Via e-mail of speciale digitale portalen: deze worden snel geleverd en kunnen worden geïntegreerd in andere systemen, waardoor digitale facturen de boekhouding vergemakkelijken.
2. Gewone post: het duurt lang voordat deze facturen aankomen, maar sommige bedrijven beschouwen ze als formeler.

Vereenvoudig het proces met Finom

Met Finom maakt u eenvoudig en binnen enkele seconden een factuur, zowel op pc als smartphone. U kunt de desktopversie gebruiken of een handige applicatie voor iOS of Android gebruiken. Indien nodig kunt u de extra functie van automatisch aanvullen van velden gebruiken en vooraf geïnstalleerde sjablonen gebruiken.

Een factuur maken duurt meestal niet langer dan 1 minuut. Als het klaar is, kan het met één klik per post of via een digitale messenger worden verzonden. Een voordeel is de integratie met bancaire systemen; Finom controleert alle bonnetjes om te controleren of alle betalingen zijn afgerond.

Wat zijn de juridische aspecten van facturen?

In dit onderdeel wordt ingegaan op de wettelijke factuureisen in Nederland. Deze omvatten:

• Wettelijke vereisten voor facturen: dit zijn de regels volgens welke facturen moeten worden opgesteld. Het document moet bijvoorbeeld informatie bevatten zoals de naam van het bedrijf, het adres, BTW-nummer, en andere vereiste details. Naleving van deze regels zorgt voor juridische transparantie en minimaliseert het risico op geschillen.
• Wet op de betalingstermijnen: stelt de minimum- en maximum termijnen vast voor de factuurbetaling. Het in acht nemen van deze termijnen is essentieel om de cashflow en het vertrouwen tussen zakenpartners te behouden.
• Bewaarplicht facturen: bedrijven moeten kopieën van uitgegeven facturen gedurende een bepaalde periode bewaren, meestal voor een periode van 7 jaar. Deze bewaarplicht ondersteunt zowel fiscale compliance als mogelijke toekomstige audits of juridische procedures.
• Late betalingen en gevolgen: regelt de acties en boetes als een factuur niet is betaald. Een duidelijk begrip van deze regels kan zowel verkopers als kopers helpen om onnodige kosten en juridische complicaties te vermijden.

Nederland heeft een duidelijk wettelijk kader voor het uitgeven, betalen en bewaren van facturen. Dit omvat specifieke vereisten voor de inhoud van de factuur, de betalingsvoorwaarden en verplichtingen voor de opslag ervan.

Conclusie

Een factuur is een sleutelelement in bedrijfsprocessen dat de verkoop van goederen en diensten vergemakkelijkt en helpt bij het analyseren van financiële aspecten. Voor zowel de verkoper als de koper staat hij garant voor de levering van goederen en diensten, evenals voor hun betaling. Over het algemeen is de juiste controle van facturen en hun uitgifte noodzakelijk om te voldoen aan de Nederlandse wetgeving.