Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een brief waarin een bedrijf een klant eraan herinnert dat hij een factuur niet heeft betaald en hem eraan herinnert dat dit binnen een bepaalde termijn moet gebeuren. De schuldeiser (crediteur) vraagt de schuldenaar (debiteur) om de onbetaalde factuur te betalen.
Een aanmaningsbrief moet tactvol worden opgesteld, mag geen categorische eisen of dreigementen bevatten, en heeft alleen tot doel de geadresseerde eraan te herinneren dat hij de wet of de bepalingen van het contract moet naleven.
De noodzaak van een aanmaning
U stuurt een herinneringsbrief als uw klant nog niet heeft betaald en de vervaldatum voor betaling van uw factuur is verstreken. Een herinneringsbrief moet worden verstuurd wanneer het niet mogelijk is om via telefonisch of persoonlijk contact de benodigde reactie te krijgen of om tijdig aan de verplichtingen te voldoen.
Als de klant na meerdere herinneringen de factuur nog steeds niet heeft betaald, kunnen aanmaningskosten in rekening worden gebracht. In de herinnering geeft u aan hoe hoog de incassokosten in rekening zullen zijn als de klant de factuur niet betaalt.
Het is belangrijk om te overwegen of uw klant een bedrijf is of een particuliere klant.
Als het een zakelijke klant is, mag u wettelijk gezien geen 1e en 2e aanmaning sturen. Direct na de wettelijke betalingstermijn kunt u een brief met de laatste aanmaning sturen. In de praktijk sturen bedrijven voor het versturen van de laatste aanmaning echter nog steeds zowel de 1e als de 2e aanmaning en proberen ze wanbetaling telefonisch of persoonlijk te bespreken.
Als uw klant een particulier is, moet u ten minste één herinnering sturen voordat u besluit de aanmaning te sturen.
Soorten aanmaningen
Een klant herinneren aan een schuld gebeurt dus meestal in drie fasen: de eerste herinnering, de tweede herinnering en de laatste herinnering. Laten we ze elk nader gaan bekijken.
Eerste aanmaning
De eerste aanmaning heeft een betalingsherinneringsfunctie. De toon van de herinneringsmail is vriendelijk. De klant kan per ongeluk de betalingstermijn hebben gemist of problemen hebben ondervonden bij het betalen. De timing van de eerste herinnering is aan u.
Tweede aanmaning
Als u ondanks de eerste herinnering nog steeds geen betaling hebt ontvangen binnen de volgende 10-14 dagen, is het aan te raden om de klant een tweede herinnering te sturen.
Deze herinneringsbrief is meestal iets duidelijker geformuleerd. De toon van de brief moet spreken van urgentie en streng zijn, maar nog steeds vriendelijk.
Derde (laatste) aanmaning
Met de derde en laatste aanmaning informeert u uw klant over de volgende stappen, die meestal eindigen in buitengerechtelijke aanmaningsprocedures of een rechtszaak.
Aanmaning versturen: stap voor stap
Een aanmaningsbrief heeft geen formele vereisten - maar hij moet wel worden ontvangen door de schuldenaar. Daarom is het aan te raden om de aanmaningsbrief aangetekend te posten of om een ontvangstbevestiging per e-mail te vragen.
De volgende informatie moet in de aanmaningsbrief staan:
- Een indicatie op welke rekening de aanmaning betrekking heeft. Vermeld het rekeningnummer, de datum en het bedrag, zodat de klant weet waar de aanmaning over gaat. Een kopie van het document mag worden bijgevoegd.
- Een mededeling met de hoogte van de incassokosten als er 14 dagen na de datum van de aanmaning nog niet is betaald.
Bewaar altijd een kopie van de verzonden aanmaning en het bewijs van verzending om aan te tonen dat de aanmaning daadwerkelijk is verstuurd.
Aanmaningskosten en rente
Het bedrag aan incassokosten dat u kunt verhalen op een klant die een rekening niet op tijd heeft betaald, wordt bepaald door de Wet Incassokosten (WIK). Volgens deze wet mag u niet minder dan € 40 aan incassokosten vragen.
Ook worden de volgende vergoedingen in de wet genoemd. De regeling heet de “Buitengerechtelijke Vergoedingenverordening” en is officieel van kracht geworden op 1 juli 2012.
- 15% op de eerste € 2.500 van de hoofdsom van de vordering, maar niet minder dan €40.
- 10% op de volgende € 2.500 van de hoofdsom van de vordering.
- 5% over de volgende € 5.000 van de hoofdsom van de vordering.
- 1% over de volgende € 190.000 van de hoofdsom van de vordering.
- 0,5% over het meerdere van de hoofdsom, maar niet meer dan € 6.775.
Speciale situaties
U kunt ook aanmaningen sturen in andere speciale situaties, zoals aan een huurder met een betalingsachterstand. Een herinneringsbrief kan worden gebruikt om nieuwe betalingsvoorwaarden af te spreken voor huurachterstand. Als de huurder akkoord gaat met de nieuwe voorwaarden, moet u een bilaterale overeenkomst met de huurder ondertekenen dat de betaling opnieuw is gepland.
Veelgemaakte fouten bij het versturen van een aanmaning
Hier zijn enkele typische fouten die het vaakst worden gemaakt bij het schrijven van aanmaningen:
- De herinnering heeft onjuiste en onduidelijke bewoordingen en er ontbreekt informatie.
- De brief is naar het verkeerde adres gestuurd of er staan fouten in de naam van de tegenpartij.
- De brief is onjuist geformuleerd. Er staan spelfouten in, de stijl van de brief voldoet niet aan de normen van zakelijke communicatie, er staan beledigingen en bedreigingen in.
Tips voor een succesvolle aanmaning
Nu willen we graag wat advies geven over wat u in de brief moet zetten en hoe u hem het beste kunt schrijven.
- Stuur een herinnering niet te laat, ongeveer 3 dagen na de laatste contactpoging.
- Stel de herinnering zonder emotie op, wees formeel en direct. Houd de toon professioneel.
- Bied de klant in de herinnering een betalingsregeling aan. Geef hem of haar bijvoorbeeld de optie om de factuur binnen 14 dagen te betalen.
- Vermeld de juridische gevolgen van wanbetaling. Geef duidelijk aan welke incassokosten en wettelijke rente op de factuur kunnen komen als de factuur niet binnen een bepaalde termijn wordt betaald.
Wat te doen als er na een aanmaning niet betaald wordt?
Als u de eerste herinnering hebt verstuurd maar de klant heeft de factuur niet betaald, kunt u een tweede herinnering sturen. Als de situatie na de tweede herinnering niet is veranderd, kunt u een laatste herinnering sturen waarin u de klant waarschuwt dat u contact opneemt met een incassobureau of een gerechtelijke procedure start.
Conclusie
De aanmaningsprocedure kan tijdrovend en stressvol zijn voor het bedrijf. Klanten kunnen om verschillende redenen niet betalen.
Of ze laten opzettelijk een openstaande factuur onbetaald en zijn niet van plan om iets te veranderen. In dit geval moet u drie herinneringen achter elkaar sturen en vervolgens naar de rechter stappen. Uw duidelijk gecoördineerde actie zal helpen om de situatie zo snel mogelijk op te lossen.
Aanvullende informatie:
De tekst van uw eerste aanmaning zou er ongeveer zo uit kunnen zien:
Aanmaning voorbeeld
“Geachte heer Janssen. Wij hebben nog geen betaling kunnen vinden voor onze bovengenoemde factuur. Voor het geval u deze factuur heeft gemist, sluiten wij een kopie voor u bij. Wij verzoeken u de onbetaalde factuur binnen de komende XX dagen te betalen.”
U kunt een voorbeeld aanmaningsbrief vinden op verschillende online bronnen. Als uw acties geen effect hebben gehad, moet u uw zaak voor de rechter brengen of incassobureau inschakelen.
Al uw acties moeten voldoen aan de wet de Wet Incassokosten (WIK).
FAQs
Wat moet er in een aanmaningsbrief staan?
In een aanmaningsbrief moet u de klant eraan herinneren dat hij een openstaande factuur heeft. In de aanmaningsbrief staat binnen welke termijn het verschuldigde bedrag betaald moet zijn. U kunt ook aangeven hoe hoog de incassokosten zullen zijn als de klant de factuur niet betaalt.
Hoe vaak mag ik een aanmaning versturen voordat ik verdere stappen onderneem?
U kunt zelf het aantal herinneringen instellen. Meestal wordt er een eerste, tweede en derde en laatste herinnering verstuurd.
Kan ik een aanmaning sturen per e-mail of moet het per post?
U kunt aanmaningen per e-mail versturen. In dit geval is het echter aan te raden om een ontvangstbevestiging per e-mail te vragen.