Offerte : definitie en gebruik
Een offerte is een document met een voorstel dat gedaan wordt aan een potentiële klant door een verkopende partij. Er staat onder andere in welke producten of diensten er geleverd kunnen worden en tegen welke prijs.
In veel gevallen wordt een offerte gebruikt om een projectvoorstel te doen, een samenwerking voor te stellen of voor een klant die speciale producten of diensten wil afnemen, bijvoorbeeld producten die op maat moeten worden gemaakt. Het gaat daarbij dus vooral om zaken die u niet zomaar in de winkel kunt kopen of online kunt bestellen.
Noodzakelijke elementen van een offerte
Als een verkopende partij een offerte gaat opstellen, is het belangrijk dat hier een aantal dingen in worden vermeld. Sommige elementen zijn zelfs verplicht en bepalen daarom of een offerte daadwerkelijk geldig is. Vanaf het moment dat een kopende partij namelijk een offerte accepteert is het meteen ook een rechtsgeldig document.
Vermeld daarom altijd de volgende onderdelen in een offerte:
- De gegevens van uw bedrijf en de klant: wanneer een offerte wordt opgesteld op verzoek van een potentiële klant is het belangrijk duidelijk de bedrijfsgegevens en klantgegevens te vermelden.
- De datum waarop de offerte wordt gemaakt: met een offerte wordt een formeel aanbod gedaan en daarom is het belangrijk de datum op het document aan te geven.
- Een uniek offertenummer: iedere offerte krijgt een uniek nummer, waardoor het kan worden onderscheiden van andere offertes en makkelijk is terug te vinden in alle bedrijfssystemen.
- Een geldigheidsduur of vervaldatum: een prijsopgave blijft niet voor altijd geldig omdat de voorraden kunnen slinken en prijzen kunnen veranderen. Daarom moet er altijd een vervaldatum op worden gezet.
- Omschrijving van de betreffende producten en diensten: er moet exact worden aangegeven om welke producten of diensten het precies gaat. Omschrijf deze daarom zo duidelijk mogelijk.
- De prijs per product, dienst of eenheid en de totaalprijs: er moet op een offerte terug te vinden zijn wat de prijs per product, uur, eenheid of dienst is.
- Juridische aspecten en algemene voorwaarden voor het sluiten van een overeenkomst: rechten en plichten van beide partijen, annuleringsvoorwaarden, enz.
Verschillen tussen een offerte en een proforma factuur
Tussen een offerte en een proforma factuur zit een duidelijk verschil.
Wat is een factuur? Het is een document dat een verkoper uitreikt aan een koper nadat een transactie heeft plaatsgevonden, met daarop de verkochte producten of diensten, hoeveelheden en bepaalde prijzen. Een proforma factuur is een niet-officiële factuur die kan worden gebruikt voordat de exacte details van een transactie bekend zijn.
Hoewel een proforma factuur en een offerte tegelijkertijd kunnen worden gebruikt in het verkoopproces, hebben ze een ander doel. Het is gebruikelijk om een offerte te versturen wanneer een klant zelf vraagt om een prijsopgave voor bepaalde producten en diensten.
Ook bij het opvragen van meer informatie kan er soms een offerte worden bijgevoegd om een beter idee te krijgen van de prijs. Proforma facturen daarentegen worden eerder gebruikt wanneer er al een bestaande overeenkomst is, maar de precieze details van de factuur nog niet helemaal bekend zijn.
Conclusie
Een offerte is een formeel document voor potentiële klanten. Zij kunnen zo zien welke producten er tegen wat voor prijs geleverd kunnen worden.
Als bedrijf is het belangrijk om te weten aan welke voorwaarden een offerte moet voldoen. Nadat de offerte wordt geaccepteerd zal het namelijk direct een juridisch bindende overeenkomst worden.
Kijk afhankelijk van de situatie ook of u een offerte inclusief of exclusief BTW (Belasting Toegevoegde Waarde) moet opsturen en geef klanten duidelijk aan wat ze moeten doen als ze interesse hebben om van de offerte gebruik te maken.